5 Kihívás és Megoldás - Milyen problémákba ütközhetünk az automatizáció során és hogyan oldjuk meg azokat?
Hajdu András
Business Analyst
2025.04.02.
A folyamatautomatizáció (pl. RPA – Robotikus Folyamatautomatizáció) mára egyre gyakrabban kerül napirendre a vállalatoknál. Az ismétlődő, manuális folyamatok automatizálásával idő és erőforrás takarítható meg, miközben nő a hatékonyság és csökken a hibalehetőség. Azonban a sikeres bevezetést gyakran különböző akadályok nehezítik. Ebben a cikkben bemutatjuk az öt leggyakoribb kihívást és azok kezelésére javasolt megoldásokat, a business analyst szemszögéből.
Nem megfelelő folyamatok kiválasztása
Kihívás: Nem minden folyamat alkalmas automatizálásra. Sok vállalat ott követ el hibát, hogy olyan folyamatokat próbál automatizálni, amelyek túl bonyolultak, változékonyak vagy gyakori emberi döntéshozatalt igényelnek.
Megoldás: A megfelelő folyamatok kiválasztásához elengedhetetlen egy alapos előzetes elemzés. A business analyst felméri a vállalat működésében rejlő lehetőségeket, és azonosítja azokat a folyamatokat, amelyek strukturáltak, szabályalapúak és repetitívek. Például egy számlafeldolgozási folyamat vagy egy ügyfélszolgálati kérdés-válasz folyamat tipikusan jól automatizálható.
Tipp: Készítsünk folyamattérképeket, amelyek segítenek feltárni a jelenlegi működési folyamatokat. Az érintett munkavállalók bevonásával azonosíthatjuk a legkritikusabb vagy legidőigényesebb lépéseket.
Az érintettek bevonásának hiánya
Kihívás: Az automatizációs projektek nem csupán technológiai fejlesztések, hanem szervezeti változást is eredményeznek. Ha az érintettek, például az operatív munkatársak vagy a vezetők, nem vesznek részt kellő mértékben a projektben, vagy nem értik annak célját, az ellenállást válthat ki, amely lassítja vagy akadályozza a bevezetést.
Megoldás: Világos kommunikáció és nyitott együttműködés szükséges az érintett szereplők bevonásával. A projekt kezdetén fontos egyértelműsíteni, hogy az automatizáció miképp könnyíti meg a mindennapi munkát, és hogyan segíti a szervezet hatékonyabb működését.
Tipp: Workshopok és rendszeres státusz-megbeszélések szervezésével biztosíthatjuk, hogy a csapat pontosan értse az automatizáció célját. Figyeljünk a munkatársak visszajelzéseire is, hiszen ők ismerik legjobban a napi rutint, amit automatizálni kívánunk. Egy ilyen esemény segít eloszlatni az automatizációval kapcsolatos félelmeket, például hogy “elveszi a munkájukat”.
Technológiai korlátozások és elavult rendszerek
Kihívás: A vállalat meglévő IT-infrastruktúrája gyakran akadályozhatja az automatizációt. Az elavult, nem szabványosított rendszerek vagy az adatok szétaprózottsága megnehezíti az automatizációs eszközök integrációját.
Megoldás: Az első lépés a technológiai környezet részletes értékelése. Fontos megvizsgálni, hogy a kiválasztott, vagy már meglévő automatizációs eszközök interoperábilisak-e a jelenlegi rendszerekkel. Ha szükséges, javaslatokat kell kidolgozni az infrastruktúra modernizálására, például az adatkezelési folyamatok egységesítésére.
Tipp: Végezzünk kisméretű pilot projekteket, hogy tesztelhessük az automatizáció hatékonyságát az aktuális környezetben, mielőtt nagyobb léptékben folytatnánk a bevezetést.
Hiányzó szakértelem és felkészültség
Kihívás: Még a legátgondoltabb automatizált rendszer sem lehet sikeres, ha a munkavállalók nem kapnak megfelelő képzést annak használatára. Az új megoldások kezelése kompetenciafejlesztést kíván.
Megoldás: Az automatizált folyamatok hosszú távú fenntarthatóságát az biztosítja, ha a csapat rendelkezik a megfelelő készségekkel. Ebben a business analyst is aktív szerepet vállalhat, például szabványosított dokumentációk készítésével és képzési folyamatok ajánlásával.
Tipp: Gondoskodjunk arról, hogy a projekt végén legyenek olyan belső szakértők, akik képesek az új rendszer fenntartására és finomhangolására.
Az eredmények mérése és értékelése hiányos
Kihívás: Egy projekt sikerességének méréséhez pontos adatokra van szükség. Ha nem történik előzetes mérések alapján összehasonlító elemzés, nehéz lesz igazolni az automatizáció értékességét.
Megoldás: Már a projekt megkezdése előtt határozzunk meg mérhető célokat (KPI-kat). Ilyen lehet például az átfutási idő csökkentése, a hibaarány visszaszorítása vagy a költségcsökkentések számszerűsítése. Az eredményeket rendszeresen értékeljük és hasonlítsuk össze az eredeti célokkal.
Tipp: Egy előzetes “baseline” értéket definiáljunk, amelyhez viszonyíthatjuk a változásokat. Például, ha eddig egy számla feldolgozása 15 percet vett igénybe, a cél lehet 5 perc alá csökkenteni ezt az időt. Használjunk vizualizációs eszközöket az eredmények bemutatására, például egyszerű diagramokat, amelyek jól szemléltetik a változásokat.
A folyamatautomatizáció bevezetése nagyban javíthatja a vállalat működését, de komoly kihívásokkal is járhat. Az alapos folyamatkiválasztás, az érintettek bevonása, a technikai és humán feltételek biztosítása, valamint az eredmények folyamatos mérése mind hozzájárulnak egy sikeres projekt megvalósításához. Ha a vállalat képes ezeket figyelembe venni és együttműködni a kivitelező csapattal az automatizáció hosszú távon meghozza a várt eredményeket.